A sua empresa produtiva em casa com Microsoft Teams

Como podemos ajudar a mudar dezenas de milhares de pessoas para o trabalho à distância de um dia para o outro? Com o surto da COVID-19 a espalhar-se pelo mundo, esta foi a principal questão a que procurámos responder na Microsoft nas últimas semanas. E na verdade a resposta era bastante evidente: usar Microsoft Teams.

É a plataforma de colaboração e comunicação da Microsoft, que permite manter a produtividade independentemente de onde se está a trabalhar, seja do escritório ou de casa. Ou até de uma esplanada a ver o mar, uma imagem bastante inspiradora nestes dias que correm.

Neste artigo, mais do que apenas a parte tecnológica, vamos procurar dar ideias de como usar as funcionalidades de Teams conjugadas com algumas sugestões que podem tornar as limitações atuais menos condicionantes.

Organize o seu espaço de trabalho
Se não tem um escritório em casa, não se preocupe: o Teams foi concebido como um escritório virtual que pode levar para qualquer lugar. Embora possa não ter uma impressora, ficheiros físicos ou um telefone de secretária em casa, pode abrir documentos diretamente do Teams, armazenar ficheiros em segurança, onde apenas as pessoas certas podem aceder aos mesmos, e passar rapidamente para chamadas e reuniões. Para complementar, é importante que tenha um espaço em casa dedicado ao trabalho, onde possa ser produtivo e indicar que está em modo “não perturbar”. E não se preocupe se ficar um pouco desarrumado ao longo do dia, porque pode sempre desfocar o fundo ou colocar um fundo mais inspirador nas reuniões com vídeo, para que os seus colegas se concentrem apenas em si.

Estabeleça os seus limites e comunique-os
Ao trabalhar em casa, o seu ritmo diário pode alterar-se. Isto aplica-se especialmente a quem concilia o trabalho com a assistência a crianças. Comunique claramente a sua hora de trabalho aos seus colegas e colaboradores, para que estes saibam quando o contactar. Também pode definir uma mensagem de estado no Teams para partilhar esta informação proativamente. Também em casa irá necessitar de partilhar as horas que são mesmo exclusivas de trabalho… se o conseguirem fazer, claro!

Crie hábitos saudáveis
Sem os hábitos do dia de trabalho (por exemplo, uma caminhada para almoçar ou uma deslocação), desconectar-se pode ser um desafio. Por vezes, os trabalhadores à distância trabalham por longos períodos sem pausas para exercício, socialização ou fazer uma refeição adequada. Isto resultará rapidamente em stress e cansaço extremo. Lembre-se: a sua saúde está em primeiro lugar. Crie tempo para as refeições, ande um pouco nem que seja à volta da sala, beba muita água e recorde-se da sua “hora de saída” do trabalho à distância, no final do dia. Estes comportamentos não só irão mantê-lo saudável, como também irão ajudá-lo a ser mais produtivo a longo prazo.

Aposte nas reuniões online
Na ausência de uma sala de conferências física, reunir todas as pessoas pode parecer o maior desafio do trabalho à distância. Mude as reuniões para o Teams, e assim facilmente cria uma sala de conferências online. Sugerimos que todos os participantes liguem o vídeo se estiverem confortáveis em fazê-lo. A interação cara a cara ajuda a que todos se sintam ligados. Caso tenham restrições na conectividade, faça-o pelo menos no início da reunião, é uma forma bastante positiva de começar. Para compensar a falta de tempo presencial, alguns trabalhadores à distância agendam reuniões extra para se manterem ligados a clientes, parceiros e colegas de trabalho. Pode ser difícil evitar marcações sobrepostas. Se a sua organização o permitir, grave as reuniões no Teams para que os seus colegas possam acompanhar mais tarde. Se não puder comparecer, lembre o organizador de fazer a gravação na sua ausência.

Compense a falta de conversas casuais
Aquilo de que muitos trabalhadores à distância mais sentem falta ao trabalhar fora do escritório são as conversas casuais. As conversas na zona do café não só nos mantêm ligados, mas muitas vezes permitem partilhar informações importantes ou ideias que de outra forma não descobriríamos. Tome a iniciativa de contactar e ligar-se aos seus colegas de trabalho. Pense nas mensagens de chat como a sua zona de refeição virtual e lembre-se de contactar as outras pessoas regularmente. Os emojis, GIFS e autocolantes são uma forma de manter a conversação leve e divertida.

Junte a equipa
Trabalhar à distância pode tornar-se isolador. Enquanto líder, é importante criar oportunidades para que toda a equipa se reúna virtualmente. Mantenha a regularidade dos encontros e almoços de equipa, mas online. Utilize o canal “Geral” no Teams para discussões que possam ter interesse para todos. Para grandes debates de ideias, pode utilizar a aplicação Microsoft Whiteboard, que disponibiliza uma tela digital infinita para os participantes de reuniões desenvolverem ideias e colaborarem diretamente no Teams.

Divirta-se!
Com todas as alterações que a mudança para o trabalho à distância implica, é importante fomentar e manter a moral da equipa. Há muitas coisas que pode fazer no Teams para manter as pessoas envolvidas e positivas. Partilhe notícias e histórias no seu chat de equipa ou realize um concurso de fotografia. Esperamos que estas sugestões o ajudem a manter-se produtivo e ligado enquanto se adapta a uma nova forma de trabalhar. Se a sua empresa ainda não tem Teams, a Microsoft no contexto do COVID-19, está a disponibiliar o serviço gratuitamente por 6 meses: fale connosco ou com um Parceiro nosso. Fiquem a salvo e produtivos!

Por Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead na Microsoft Portugal

 

[Leia aqui na íntegra o dossier Leading Tech da última edição da Líder]

 

Artigos Relacionados:

Centro de preferências de privacidade

Cookies necessários

Publicamos cookies neste site para analisar o tráfego, memorizar as suas preferências, otimizar a sua experiência e apresentar anúncios.

PHPSESSID, __gads, _ga, _gid, gdpr[allowed_cookies], gdpr[consent_types], wordpress_test_cookie, woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart, _gat_gtag_UA_114875312_1
IDE
__cfduid