Como se gere um departamento remoto em tempo de COVID-19?

Ninguém estava verdadeiramente preparado e a adoção não foi fácil. Mas agora agimos como se o futuro do negócio dependesse de uma nova tribo de nómadas digitais.

Começámos a dar os primeiros passos no sentido de implementar uma política de flexibilidade na Grenke há pouco menos de uma semana e esperávamos discutir com as equipas um planeamento trimestral que contemplasse horários diferenciados, trabalho a partir de casa e tardes livres.

Íamos testar este novo modelo de trabalho, que os colaboradores valorizam cada vez mais, de modo gradual, para garantir que conseguimos atingir os objetivos pretendidos, fundamentalmente o incremento da produtividade e bem-estar, ao invés de isolar e desresponsabilizar as pessoas.

Quando apresentámos esta política à empresa, numa altura em que já havia casos confirmados de infeção por COVID-19 em Portugal, suspeitámos que poderíamos vir a ter de implementá-la de forma mais sistemática nas semanas ou meses seguintes, mas não esperávamos que a propagação ocorresse tão depressa e que tivéssemos de tomar a decisão de mandar 80% das pessoas para casa no espaço de dois ou três dias.

Ninguém estava verdadeiramente preparado, nem os que foram nem os que ficaram para assegurar os serviços mínimos. Os primeiros, aliviados por se poderem resguardar da exposição ao contágio com as respetivas famílias, estranharam a separação física e acabaram por contactar mais com os colegas através das ferramentas digitais que temos hoje ao nosso dispor para além do “bom velho” telefone. E não deixaram de valorizar a disponibilidade daqueles que, de forma rotativa, mantiveram a rotina, agora livre de trânsito, de chegar ao escritório e descobrir com idêntica sensação de estranheza um lugar mais vazio e silencioso.

A adaptação não foi fácil, a começar pelos desafios das tecnologias, instaladas agora em muitos computadores pessoais, graças à boa vontade de todos, ao compromisso assumido para com a empresa, para com o outro, que acabamos por considerar família, e que nos habituámos a ver, não raras vezes, mais do que a própria família.

O primeiro dia foi atribulado, entre mensagens, emails, chamadas, videoconferências, só para nos certificarmos que estamos bem instalados e preparados para arrancar. E coordenar tarefas? Um desafio, porque me levanto para falar com um colega e envio um chat a outros dois, e só ao final do dia conseguimos estar os quatro “juntos” para discutir uma questão que vínhamos adiando desde manhã. Percebemos melhor os tempos de cada um e não foi por isso que deixámos de fazer as coisas, fizemo-las de forma diferente, com paciência e respeito por quem está em casa, na maioria dos casos com crianças, e no escritório, a garantir que a porta continua aberta. Pelo meio, vamos partilhando memes e emojis – porque também muda a forma como dizemos olá –, vídeos com os cuidados a ter e as primeiras notícias de recuperação, esperando poder voltar a ver-nos uns aos outros em breve, mas sem certezas de nada. Apenas uma: continuaremos a trabalhar numa comunicação eficaz e em conferências ao início e final do dia para fazer um ponto de situação do que foi feito e do que nos espera amanhã.

Dizem-nos que o pior ainda está por chegar mas, nesta altura, só me ocorrem dois pensamentos: “Não é por as coisas serem difíceis que nós não ousamos, mas é precisamente porque não ousamos que elas nos parecem difíceis”, atribuída a Séneca, que me lembro de ler nas primeiras páginas dos manuais de história, e que se aplica a tudo na vida; e o ditado popular: “A necessidade aguça o engenho”. Por isso, estou confiante que o país vai ultrapassar esta dura prova e que a Grenke vai fazer vingar a sua política de teletrabalho ao ponto de se tornar uma prática tão corrente como qualquer outra, como se sempre o tivéssemos feito.

Por: Lara Bule, Team Leader Administration na Grenke

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