Decretar “morte” do Excel em tempos de pandemia

O processo de planeamento é cada vez mais crucial para as empresas, pois permite a definição de medidas operacionais e estratégicas, tendo em vista os objetivos estabelecidos a curto, médio e longo prazo. Numa altura em que a “navegação à vista” é norma na grande maioria das empresas, planear, prever e colocar vários cenários assume-se como fundamental.

No contexto atual de incerteza e constante mudança, analisar, controlar, projetar e comunicar a performance da empresa de uma forma ágil, rápida, com rigor e segurança pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Neste complexo processo de tentar prever o imprevisível e tentar estabelecer um planeamento mínimo é vital proporcionar aos gestores a capacidade de, em qualquer momento e a partir de qualquer lugar, aceder, de uma forma segura, aos principais KPI e indicadores de desempenho do seu negócio, atualizados em tempo real. Só dessa forma se conseguem detetar ineficiências e oportunidades na sua operação diária e agir em conformidade.

Tentar planear o futuro incerto e reagir com rapidez e confiança à envolvente interna e externa da organização é o principal objetivo de um bom processo de planeamento em alturas de pandemia. Com a simulação de diferentes cenários e a comparação dos respetivos resultados e desvios, é possível procurar entender melhor as relações de causa e efeito e, assim, antever o impacto que os vários cenários poderão ter no negócio. É dos livros.

Muitas empresas utilizam ainda folhas de cálculo para efetuar os seus orçamentos e planos a médio ou longo prazo, as suas previsões e análise financeiras. A manutenção dessas folhas de cálculo individuais, dispersas pela organização, a consolidação dos dados dos vários departamentos, a falta de segurança e integridade dos dados, a dificuldade em alterar estruturas – tais como a introdução de um novo produto – e a fraca disseminação da informação tornam o trabalho dos gestores muito mais difícil e penoso.

Torna-se assim cada vez mais imperativo suportar o processo de planeamento e controlo orçamental de uma forma corporativa, transversal e colaborativa. Hoje, é essencial trabalhar numa base única, com processos uniformizados, transversais e automatizados, com uma clara definição dos intervenientes no processo e respetivo workflow, agilizando e simplificando as contribuições dos diferentes departamentos e a consolidação do orçamento global da organização.

Com a facilidade de fazer variar pressupostos, alterar os drivers orçamentais, atualizar as tendências com base nos dados históricos, conseguir, de forma automática e imediata, atualizar as demonstrações financeiras e principais KPIs do negócio, os gestores ficam com os instrumentos certos para poderem tomar as suas decisões atempadas e suportadas em informação atual e fidedigna.


Por Luísa Silva, EPM Senior Consultant da GSTEP

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