Está numa relação difícil com o Zoom? 4 sugestões para melhorar as suas reuniões

Foi há um mês que se tornou viral o vídeo de um Advogado do Texas que durante uma audiência com um Juíz por Zoom, surge com um filtro de um gato, não sendo capaz de o desativar. Foi um fenómeno na internet, levando cada um de nós a pensar ao fim de um ano em teletrabalho, na relação amor-ódio que se tem vindo a ter com as reuniões por vídeochamada.

Num passado, que parece cada vez mais longínquo, as vídeochamadas eram uma espécie de novidade, uma ocorrência rara que acontecia para quem não conseguia estar junto pela distância. Não se pensava muito em fundos, filtros ou luz.

Os tempos mudaram, há praticamente um ano que o mundo está em teletrabalho. Se sente que a sua relação com o Zoom está a passar por fases, saiba que não está sozinho. Tal como as fases de um luto, o Zoom também tem o seu percurso em cada um de nós:

Negação: “Claro, uma chamada por zoom agora. “ (tranca-se na casa de banho)

Raiva: “Hoje, não vou ligar a câmara, muito obrigada.”

Negociação: “Podemos fazer isto por email?”

Depressão: “Qual é a ideia de nos vermos uns aos outros?”

Aceitação: “Vamos fazer isto.” (sem mencionar a criança a chorar, o cão a ladrar e um monte de roupa suja ao fundo)

Muito provavelmente, os zooms vieram para ficar, mesmo que acabemos por usá-los com menos frequência do que agora. Portanto, se ainda não está em paz com a realidade das videochamadas na sua vida profissional, agora é a altura de o fazer. Para o ajudar, a jornalista Lindsay Blakely, da Revista Inc, reuniu alguns dos melhores conselhos, aprendidos em 2020, sobre como tornar as ligações por Zoom menos stressantes, mais eficazes e – fundamentalmente – um pouco menos omnipresentes no trabalho remoto.

  1. Menos é mais
    O cansaço que sente após um dia de videochamadas não acontece só consigo. Apesar de não ter que ir a lado nenhum, uma chamada por zoom exige mais energia à medida que vai fazendo um esforço entre analisar as informações, ouvir e ir espreitando nas pequenas caixas as caras e dicas visuais dos seus colegas. Ao mesmo tempo, há a gestão em segundo plano de crianças, animais de estimação e outras distrações.

É por essa razão que Jason Fried, fundador da empresa de software Basecamp, refere que não se deve repetir automaticamente as mesmas rotinas das reuniões cara a cara. Nas suas palavras, “Se tiver mais tempo para si, será mais produtivo”. É um erro presumir que as ligações frequentes por vídeo é o que é preciso para fazer as pessoas sentirem-se conectadas e produtivas. Na verdade, essas chamadas podem exigir mais planeamento e stress, pois vem alterar aquilo que é necessário para as pessoas terem um pouco de paz e sossego. Tente reparar na frequência com que está a pedir aos seus colaboradores e colegas para estarem em frente às câmaras e considere se essa é a melhor maneira de comunicar.

Dica: reconsidere o telefone ou um email – podem ser mais eficazes e menos desgastantes para todos. E se um Zoom for realmente necessário, avise os participantes com a maior antecedência possível.

  1. Defina um local e configuração
    Outra maneira de tornar as videochamadas menos desgastantes é descobrir primeiro qual a melhor configuração do Zoom e mantê-la igual para que não precise de se preocupar com isso sempre que se for ligar. E é relativamente simples. Os elementos mais importantes são uma boa fonte de luz à sua frente (anéis de luz portáteis), uma câmara bem posicionada (pela linha do cabelo) e um bom som (headphones com microfone com fios).

Dica: na versão desktop do Zoom, experimente nas configurações de vídeo usar a função “retocar a minha aparência”. Não é perfeito, mas vai suavizar a aparência da sua pele.

  1. Conheça as suas responsabilidades como anfitrião

Da mesma forma que estar diante das câmaras exige mais energia dos participantes, ser o anfitrião de uma reunião exige que seja capaz de manter as pessoas envolvidas e atentas. Além dos princípios básicos de conduzir a reunião, como começar e parar na hora certa e seguir uma agenda bem definida, pense um pouco sobre os conteúdos específicos dessa reunião. Se chegar à conclusão que o vídeo é necessário, pense num início e final forte, porque esses são momentos cruciais em que se pode perder a atenção dos participantes.

Dica: comece com ação, através de uma pergunta provocativa ou pedir à audiência que partilhe pequenas vitórias. Da mesma forma, no final da chamada, recapitule as tarefas e follow-ups necessários.

  1. Pare de olhar para si

Todos fazemos isso: quando a câmara está ligada, tendemos a olhar principalmente para os nossos próprios rostos. Antes do início da reunião, visualize a sua configuração de vídeo. Em seguida, remova a vaidade como uma distração adicional e oculte o seu próprio vídeo do seu campo de visão, agora sim concentre-se no que os seus colegas estão a dizer.

Dica: se mesmo assim for difícil evitar o seu olhar, adote alguns hábitos de escuta ativa – considere de antemão qual o seu valor acrescentado para a discussão; consolide a sua compreensão, repetindo o que acabou de ouvir antes de falar; e tire notas para manter a sua mente no tópico em questão.

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