«Tenham energia para voltar a este novo normal, que não pode ser muito diferente do pré-COVID»

Não houve tempo suficiente para transformar o mundo e para o tornar tão diferente daquele que deixámos no mês de março quando ficámos em casa. Alerta o diretor geral da Konica Minolta Portugal e Espanha.

«Nós continuamos a ser os mesmos, as empresas continuam a ser as mesmas, continuam a ter os mesmos produtos e os mesmos serviços para oferecer. É importante retomar e ir adaptando progressivamente as nossas organizações caso uma situação de pandemia volte a acontecer, aí sim, estarmos preparados».

Uma empresa centenária, como a Konica Minolta, passou por muitas transformações, por muitos processos e muitos momentos da História. De facto, um dos fatores de sucesso e bem presente no ADN tem sido precisamente a capacidade de se reinventar, inovar e adaptar às mudanças na sociedade e na tecnologia.

Habituado a gerir equipas espalhadas pelo mundo, o desafio não esteve apenas na gestão remota dos 690 colaboradores nos dois mercados que lidera, Portugal desde 2008 e Espanha há três anos. Vasco Falcão não segue modas e não é de improvisar. Por isso, planeia, agora de uma forma mais rápida, usando a lógica de pensar grande, executar depressa e se falhar também sair depressa. Aliás esta é também a lógica na Konica Minolta.

Diz que é tempo de proteger o bem mais precioso: os colaboradores e de criar condições nos locais de trabalho para que as pessoas voltem a ganhar confiança e se sintam seguras para retomar as suas atividades neste “novo normal”. Assim, a conhecida multinacional japonesa é um player da transformação digital, dispondo de um conjunto de tecnologias que podem ajudar as empresas a ter ambientes de trabalho mais seguros.

Agora, já tem preparado o regresso ao terreno, tanto das equipas com mais presença em clientes como das equipas do escritório. «Estar nos clientes significa reagir mais depressa, fazer parte e isso é algo difícil de fazer remotamente», conta, desejoso de voltar ao que era a atividade normal.

Ainda que seja uma incógnita a forma como se vai sair da crise, quais é que são os argumentos de sucesso para a vossa reinvenção organizacional na Era, do que agora designam, do “novo normal”?
A Konica Minolta é uma empresa centenária, e como devem imaginar, uma empresa que nasceu em 1873 já passou por muitas transformações, por muitos processos e muitos momentos da História em que tivemos de mudar. De facto, um dos fatores de sucesso da organização e que está presente no nosso ADN tem sido precisamente esta capacidade de reinventar e de inovar. É graças à capacidade de adaptação às mudanças na sociedade e à tecnologia que estamos presentes no mercado há tanto tempo. Além da inovação, temos por outro lado a capacidade de não seguir modas. Em vez disso, pensamos nos assuntos com profundidade para perceber o que realmente pode ter impacto nos negócios dos nossos clientes e como é que nós os podemos ajudar a gerir esses impactos através da nossa tecnologia. Resumindo, é este conjunto, a inovação e o fruto de sermos uma empresa com alguma experiência e história, que nos permite trazer para o mercado soluções que apoiam os nossos clientes a fazer a sua adaptação a este “novo normal” com maior segurança e a pensar no futuro.

Como é que as empresas devem pensar o “day after”?
Em primeiro lugar, as empresas devem proteger o seu bem mais precioso: os colaboradores. Por isso, é importante criar condições nos locais de trabalho para que as pessoas voltem a ganhar confiança e se sintam seguras para retomar as suas atividades neste “novo normal”. Nesse sentido, uma das tecnologias que estamos a comercializar e que tem ajudado bastante no processo de desconfinamento são as video solutions, especialmente as câmaras termográficas da Konica Minolta que permitem verificar a temperatura corporal. Além desta funcionalidade, permitem ainda verificar perímetros e perceber se o número de pessoas dentro de uma área está adequado às questões de segurança e risco que todos temos de acautelar. Ao imprimir, podemos também garantir uma maior segurança e um menor contacto com superfícies através da tecnologia touchless, por simplesmente aproximarmos um cartão, como fazemos com o cartão de multibanco, e ativamos a multifunções. Estas são apenas algumas das tecnologias que a Konica Minolta dispõe e que ajudam a descomplicar o day after.
Por outro lado, as empresas devem focar-se no seu negócio e pensar que podem fazer para retomar as suas atividades – voltar a visitar clientes, procurar surpreendê-los com soluções inovadoras. Aquilo que me esforço para fazer na Konica Minolta, é o mesmo que recomendo a todas as empresas: que tenham energia para voltar a este novo normal e que não pode ser muito diferente do pré-COVID. Não houve tempo suficiente para transformar o mundo e para o tornar tão diferente daquele que deixámos no mês de março quando ficámos em casa. Nós continuamos a ser os mesmos, as empresas continuam a ser as mesmas, continuam a ter os mesmos produtos e os mesmos serviços para oferecer. É importante retomar e ir adaptando progressivamente as nossas organizações caso uma situação de pandemia volte a acontecer, aí sim, estarmos preparados.

Fala-se muito na reinterpretação do papel dos líderes. Sente que o seu papel de líder exige novas competências?
Creio que a exigência mais critica no período que estamos a atravessar é a gestão remota de equipas. Felizmente, tive a vantagem de ter começado a fazê-lo há bastante tempo, numa fase da minha carreira em que tive de gerir equipas espalhadas por vários países como Espanha, França, Itália e Portugal. Neste momento, continuo a dividir a minha gestão entre Espanha e Portugal, o que significa que esta realidade já faz parte do meu dia a dia. Penso que é uma competência que pode fazer toda a diferença, afinal, muitas pessoas foram obrigadas a fazer um curso rápido de gestão remota de equipas. Pode parecer simples, mas existe um leque de outras competências que é necessário adquirir, como a capacidade de utilizar ferramentas de conectividade, a maquinização e utilização dessas ferramentas, ser capaz de coordenar equipas e gerir conflitos remotamente, gerir prioridades e conseguir mostrar empatia pelos colegas apesar da distância.

Ainda há demasiadas incertezas, mas é certo que as organizações têm de ser ágeis, com boas doses de improvisação. Qual é o vosso plano de ação e principais prioridades para a Era Pós-COVID-19?
As nossas prioridades continuam a ser a ser as mesmas: além de proteger os nossos colaboradores, procuramos manter uma operação sustentável que apoie os nossos clientes e parceiros e que esteja à altura da promessa que fizemos quando estabelecemos qualquer contrato de serviço com uma entidade, claro, utilizando sempre a nossa tecnologia e adaptando os nossos serviços aquilo que são as necessidades do momento. É verdade que não gostamos muito de improvisar. Por isso, tentamos planear, mas fazemos isso de uma forma mais rápida, usando a lógica de pensar grande, executar depressa e, se falhar, também sair depressa.
No ponto de vista do plano de ação, temos preparado o regresso das nossas equipas aos escritórios. Foi necessário planificar e acautelar tanto as equipas com mais presença em clientes como as equipas com presença no escritório. Estamos completamente preparados.
Outra das nossas prioridades é servir os nossos clientes e executar os projetos que temos para levar a cabo a transformação digital e, sem dúvida, a COVID-19 contribuiu para alavancar esta transformação. Por exemplo, faz parte do nosso núcleo de negócio, a gestão documental, seja em formato físico ou digital e temos muitos clientes que decidiram acelerar a execução dos projetos para a gestão remota dos seus documentos, seja a assinatura digital, aprovações, workflows de documentação digital.
Também estamos focados em dar um contributo positivo às organizações por promover as VSS (vídeo solutions) da Konica Minolta nas quais dispomos de um conjunto de tecnologias que podem ajudar as empresas a ter ambientes de trabalho mais seguros, com a monitorização da temperatura corporal, do número de pessoas dentro de cada espaço e, com isso, melhorar a confiança dessas organizações e das pessoas que as frequentam.

Que oportunidades tem identificado?
O ano passado, a Konica Minolta esteve num roadshow em Portugal onde explicámos às empresas como poderíamos acrescentar valor à sua transformação digital. Agora continuamos a fazê-lo, não pela obrigação que decorre da pandemia, mas porque já fazia parte da nossa estratégia. Nesse sentido a KM explicou durante um ano o que poderiam ser as suas ofertas nas áreas de apoio ao negócio.
Podemos repartir estes dois mundos da transformação e que se apresentam como oportunidades para a nossa área:
O apoio aos negócios e à maneira como organizam os seus processos na área do back-office. Seguimos uma estratégia híbrida com um suporte ao negócio que ajuda a maximizar o potencial e o conhecimento dos colaboradores através de infraestruturas de IT e gestão documental que aproveitam o melhor dos dois mundos – digital/físico.
Outra área de desenvolvimento que pode representar uma oportunidade é a tecnologia de captação de clientes, através da qual podemos ajudar as empresas a serem mais eficientes. Portais e interfaces para que os clientes façam encomendas de forma remota, ou que lhes permitam escolher a melhor localização para o produto em loja, tipologia de clientes em loja sempre respeitando a proteção de dados em vigor.

O que é que o coronavírus acelerou e o que alterou por completo na vossa empresa?
A principal mudança foi a redução do número de pessoas no escritório. Embora as ferramentas de flexibilidade horária, a possibilidade de teletrabalho, fossem algo que já estava programado, passaram para a esfera da realidade de uma forma imprevista e repentina. Colocámos à disposição das nossas equipas todas as ferramentas necessárias para poderem trabalhar remotamente. Apenas foi necessário acelerar a adoção destas ferramentas por parte das pessoas que estavam menos familiarizadas com elas. Com alguma formação online e com agilidade, todos se adaptaram a esta nova forma de trabalhar.
O nosso compromisso com os clientes, porém, nunca mudou. Temos muitos clientes que fazem serviços essenciais para a sociedade e, por todos eles, tivemos de manter equipas a desenvolver o seu trabalho nas mesmas condições em que faziam antes ao mesmo tempo que acautelávamos a sua segurança. Gostamos da proximidade com o cliente, de acompanhar a sua evolução, mas tivemos de passar muitas atividades para o remoto. Isso foi algo com o qual já tínhamos experiência e já fazíamos por uma questão de comodidade dos clientes, mas agora fomos obrigados a fazê-lo por uma questão de segurança. Queremos voltar ao que era a nossa atividade normal. Estar nos clientes significa reagir mais depressa, fazer parte das suas equipas e isso é algo difícil de fazer remotamente. 

Que erros se aperceberam de ter cometido e o que aprenderam com eles?
A evolução contínua (continuous improvement) é um princípio muito presente nas empresas japonesas e, como tal, estamos habituados a seguir esta metodologia de plan-do-check-act. No entanto, percebemos que devíamos ter incidido na preparação da gestão remota de equipas. Se o tivéssemos feito mais cedo, tínhamos melhorado a velocidade com que algumas equipas evoluíram ao longo destes meses.
Outra lição é que deveríamos ter apostado mais na formação dos colaboradores para trabalhar remotamente. O teletrabalho revelou-se difícil, especialmente para os pais que trabalham com filhos em casa. Recordo-me de muitas pessoas dizerem que se sentiam muito cansadas. Quando fizemos um questionário aos colaboradores para perceber como se estavam a lidar com o isolamento, descobrimos que muitos deles não estavam a cumprir as recomendações, como isolar-se num local calmo para trabalhar. Para outros, era difícil manter o foco em reuniões nas quais não tem um papel ativo e acabavam por distrair-se. Relembrar algumas regras poderia ter melhorado a experiência de algumas pessoas que estavam menos habituadas a este tipo de regime. 

Como vai restaurar a segurança nos colaboradores e no vosso ecossistema?Vamos pedir-lhes o mesmo que pedimos quando atravessámos momentos de crise. Com toda a transparência, ajudamos os nossos colaboradores a entenderem qual é a nossa estratégia, quais são os nossos planos para o futuro ao mesmo tempo que garantimos a segurança de todos. Pedimos ainda que confiem na equipa de gestão que, em todo este processo, se mostrou exemplar na forma como tem lidado com a situação. Precisamos da colaboração de todos e que mantenham a união.
Apesar de esta crise ser excecional, a Konica Minolta tem uma responsabilidade para com a comunidade e por isso vamos manter a nossa forma de trabalhar e a promessa que fizemos aos nossos parceiros e clientes. Mesmo nos momentos de menos atividade, aproveitámos o tempo para reforçar a formação com muitos webinars para atualização de conhecimento nas mais diversas áreas.  Tentámos manter os nossos hábitos do dia a dia, o contacto com clientes e com colegas até replicando eventos internos via online (kick-off). Todas estas pequenas ações, ajudaram-nos a manter a ligação que nos une e prepararam-nos para o regresso à normalidade.

Até aqui, quais os impactos no negócio desta pandemia?
Em todas as crises há dificuldades e oportunidades. Connosco não foi diferente. É verdade que a área da impressão sofreu um impacto significativo com uma diminuição do volume de impressão, visto que muitas empresas fecharam e os colaboradores deixaram de imprimir.  No entanto, também surgiram muitas oportunidades na área da autenticação remota de documentos, faturação eletrónica, assinatura digital, sistemas de segurança, câmaras termográficas e serviços IT. Isso permitiu compensar o nosso negócio. Sempre tivemos uma atitude positiva focados em responder às necessidades dos nossos clientes para diminuir o impacto dos seus negócios.

Que medidas foram desenhadas a esse nível?
Fizemos uma série de campanhas utilizando meios digitais, webinars, comunicação direta com clientes para explicar que a tecnologia que já tinham adquirido à Konica Minolta, estava preparada para ser expandida para outro tipo de cenários, ou seja, com algumas adaptações era possível fazer o que faziam no escritório a partir das suas casas com todo o conforto e segurança. Além disso, tentámos trazer alguma inovação ao processo de regresso ao escritório. Utilizando estudos internacionais da Konica Minolta sobre o que seria as preocupações, tentámos alertar os nossos clientes para as oportunidades que poderiam surgir e desenhámos soluções personalizadas para que os clientes possam voltar a abrir os seus negócios com segurança.

Em termos de responsabilidade social, que boas práticas da empresa ressalvaria?
A Konica Minolta é uma empresa socialmente responsável. Estamos no índice de sustentabilidade Dow Jones há vários anos, temos muitas certificações ambientais e de práticas sociais responsáveis, e preocupamo-nos em ter impacto não só na nossa sociedade como também em todas as empresas que fazem parte da nossa comunidade. A nossa empresa sempre esteve na linha da frente de apoio. A nível internacional, apostámos na oferta para a área da saúde com ecógrafos móveis que permitem examinar pacientes internados nas unidades de cuidados intensivos. Equipámos de forma completa um hospital militar de backup em Madrid. A nível nacional também oferecemos computadores em alguns municípios para os alunos poderem participar nas aulas por videoconferência. Apoiámos alguns clientes a estenderem a tecnologia existente para ajustarem a sua capacidade de negócio.

Que lições gostaria de partilhar?
Todos estamos a viver este momento em simultâneo. Esta situação deixou claro que a transformação digital vai acontecer mais cedo do que muitos julgavam e que não vale a pena tentar impedi-la. A pandemia também revelou as vantagens e desvantagens da flexibilidade digital:  por um lado, as pessoas perdem menos tempo nas deslocações para o escritório e passam mais tempo com a família. Por outro lado, estamos a descobrir que o teletrabalho traz mais cansaço, mais pressão e a tendência para trabalhar nas horas em que devíamos descansar.
Agora que muitas pessoas já passaram por esta experiência, será muito mais fácil falar com elas sobre a transformação digital. Além de enriquecer o debate, vamos ter mais dados e informações para levar a cabo uma transformação digital mais consciente que não se esquece das pessoas e dos negócios que não podem ser digitalizados.

E que conselhos deixa aos portugueses que lideram outras empresas ou organizações?
Lidero a Konica Minolta Portugal desde 2008 e a Konica Minolta Espanha há três anos e é graças à minha equipa direta que estou nesta posição. É fundamental ter ao meu lado pessoas melhores do eu. Especialmente nesta fase em que cada delegação tem de fazer o seu plano de ação para o desconfinamento, uma equipa ágil capaz de tomar as rédeas e tomar decisões em momentos de crise faz toda a diferença. Aconselho que trabalhem de perto com as vossas equipas ao mesmo tempo que lhes conferem uma certa autonomia para desenharem o seu plano de ação. Acima de tudo, lembrem-se de que no fim do dia, as pessoas desejam ser tratadas com dignidade pelo que é importante comunicar de forma transparente.
Da minha parte, tento focar a minha energia naquilo onde posso ter impacto e no que posso mudar. Tento ser criativo nas minhas abordagens, solidário com os colaboradores e clientes. Ao mesmo tempo, esforço-me para ser disruptivo e não ter medo de arriscar quando tenho um objetivo definido.

Por TitiAna Amorim Barroso

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