Os escritórios virtuais e de coworking também se estão a reinventar

Face à crescente procura de escritórios virtuais e de coworking estão a ser operacionalizadas verdadeiras transformações no negócio do Avila Spaces. Os espaços são mais virtuais do que nunca e os modelos híbridos vieram para ficar, defende Carlos Gonçalves, CEO do Avila Spaces, à Líder.

Muitas empresas estão a reequacionar os modelos de organização do trabalho, optando por um formato híbrido: combinação do trabalho remoto com trabalho presencial na sede da empresa. O “novo normal” laboral terá empresas com formas de trabalho mais flexíveis, a usufruir de um espaço mais digital do que nunca, mas em constante equilíbrio com o ansiado contacto presencial.

Carlos Gonçalves, CEO do Avila Spaces, está assim a reajustar o seu negócio de espaços de trabalho flexíveis, no sentido de dar uma resposta mais eficiente a toda a logística associada ao seu serviço, nomeadamente o atendimento telefónico e receção/notificação de correspondência.

De momento, a empresa de escritórios virtuais e de coworking tem uma rede de mais de 300 espaços pelo mundo, sendo que dois são em Portugal, apenas em Lisboa (na Avenida da República e na Avenida João Crisóstomo) e ao todo conta com mais de 600 clientes. O CEO do Avila Spaces partilhou que para dar continuidade ao negócio centrou a aposta em novas iniciativas e funcionalidades que pretendem espelhar a visão de crescimento para um “novo normal”. A empresa criou o Work Safe, um manual para garantir a proteção dos clientes no regresso aos seus espaços de trabalho. Além da implementação das medidas de segurança indispensáveis, neste regresso ao escritório criou também o cargo de Safety & Wellbeing advisor.

Uma conversa com a Líder sobre novos modelos de trabalho, escritórios do futuro, lideranças emocionais e onde não ficaram de parte as lições da pandemia.

As empresas estão a munir-se para darem entrada na Era do que agora designam do “novo normal” e preparam-se para verdadeiras reinvenções. Como é que as empresas devem pensar o day-after?
As empresas deverão tirar partido dos aspetos positivos decorrentes da crise, procurando ser mais eficientes, nomeadamente através da utilização adequada da tecnologia. Até agora o trabalho remoto apresentou-se como uma solução capaz de dar resposta à situação vivida, e a sua implementação acabou por ser mais eficaz do que muitos inicialmente previam. Isto veio mostrar que além de ser um modo de trabalho válido e igualmente produtivo, permite também um maior controlo de custos para os gestores, ou seja, – finalmente temos agora evidências que um modelo que prevê equipas de trabalho deslocalizadas geograficamente traz mais vantagens do que desvantagens, não só do ponto de vista de custos, mas também de adaptação a processos de mudança que se afiguram cada vez mais recorrentes nos próximos anos.
Para um day-after, era importante não esquecer estas lições e considerar a aplicação de novos modelos de trabalho, híbridos entre uma realidade totalmente presencial e um confinamento ao digital.

Fala-se também na reinterpretação do papel dos líderes, o que exigirá
novas competências. Qual a sua leitura?
Os momentos de crise são os melhores para avaliar o desempenho dos líderes. A tendência que já se verificava para uma “liderança emocional” saiu reforçada com a situação que estamos a viver. Os próximos tempos serão muitíssimos exigentes não só para os líderes, mas também para os profissionais que não desempenham funções de liderança. Por isso, nesta nova Era, é necessária uma especial atenção aos colaboradores, que lhes permite gerir a vida pessoal e profissional da melhor forma, aumentando a sua eficiência e satisfação em alturas de mudança, que podem ser sempre desafiantes.

Ainda há demasiadas incertezas, mas é certo que as organizações têm de ser ágeis, com boas doses de improvisação. Qual é o vosso plano de ação e principais prioridades para a Era Pós-COVID-19?
As nossas principais prioridades nesta Era serão privilegiar a segurança daqueles que frequentem os nossos espaços de cowork e melhorar ainda mais o acesso aos escritórios virtuais.
Para concretizar o primeiro objetivo desenvolvemos a iniciativa Work Safe, um manual com um conjunto de medidas para garantir a proteção dos clientes no regresso aos seus espaços de trabalho partilhado, que resume as orientações mais relevantes da DGS, da OMS, organismos que regulam diversos sectores, nomeadamente a aviação e a hotelaria.
Este é o resultado de um trabalho realizado nos últimos dois meses pelo nosso WORK SAFE TEAM, sob coordenação da Alexandra Marques Mira, consultora em sistemas de gestão de segurança que assumiu também o cargo de Safety & Wellbeing Advisor do Avila Spaces.
No decorrer desta iniciativa, temos tido solicitações de várias empresas que procuram um espaço de coworking corporativo, no qual os seus colaboradores possam trabalhar regularmente, evitando o isolamento do teletrabalho.
No que toca ao segundo objetivo e face à crescente procura do serviço de escritório virtual (registou um aumento da procura de 38%, do mês de fevereiro para o mês de março), estamos a operar várias alterações por forma a dar uma resposta mais eficiente no que respeita a toda a logística associada a este serviço, nomeadamente o atendimento telefónico e receção/notificação de correspondência.

Quais são as medidas incluídas no manual Work Safe?
Este é um projeto pioneiro em Portugal, e para este implementamos medidas que prepararão um regresso seguro ao espaço de trabalho:
Check-in safety: Ao chegar ao Avila Spaces, será feito um teste de temperatura (facultativo) e pedido aos clientes que desinfetem as mãos com álcool. Caso seja necessário, será ainda fornecida uma máscara de proteção. Cada cliente terá de levar um individual em papel para usar nas mesas de trabalho, como forma de evitar contacto com superfícies. No final, este individual será colocado na reciclagem.
Distanciamento e proteção de secretárias: As mesas da zona do Business Lounge e as secretárias individuais da zona do coworking têm uma divisão em acrílico que separa os espaços de trabalho, para manter o distanciamento recomendado.
Etiqueta de higiene: Deverá ser usada máscara de proteção no espaço e, nas zonas comuns, há vários dispensadores de álcool para limpar as mãos à entrada e saída do Avila Spaces. A limpeza de todas as superfícies será reforçada e haverá colaboradores dedicados para este procedimento.
Renovação de ar: Será privilegiada a realização de reuniões no terraço do Avila Spaces; a limpeza e manutenção dos AC será feita com maior regularidade. Será ainda dada primazia à abertura de janelas para fazer circular o ar na zona do Business Lounge.
Salas de reunião: terão capacidade reduzida para garantir o distanciamento dos utilizadores, sendo imediatamente limpas e desinfetadas assim que uma reunião acabe.
Espaços comuns: A receção do Avila Spaces estará protegida por uma parede de acrílico e a circulação no Business Lounge encontra-se regulada com setas, para garantir o distanciamento.
Copa: Os talheres passam a estar dentro de sacos de papel descartáveis e o lixo será fechado e deitado nos contentores próprios com maior regularidade pela equipa do Avila Spaces.

É desta forma que tencionam restaurar a segurança nos colaboradores (clientes) e no vosso ecossistema?
Reforçando a aplicação das medidas acima, e mostrando que estamos empenhados em proteger os nossos clientes acima de tudo. E para isso disponibilizamos o manual online gratuito, para que qualquer pessoa possa aceder e trabalharemos em conjunto com as entidades reguladoras para garantir que os procedimentos trazem a segurança e tranquilidade necessária.

O que é que o coronavírus acelerou e o que alterou por completo no vosso negócio?
O Avila Spaces é tido como um centro de negócios líder de inovação no mercado dos espaços de trabalho flexíveis em Portugal. A situação de pandemia obrigou-nos mais uma vez a inovar, nomeadamente na dinamização do Escritório Virtual e na reinvenção do coworking.
Adicionalmente estamos a introduzir vários serviços que agregam valor à oferta existente, nomeadamente no domínio do networking e dinamização de uma comunidade com mais de 600 empresas.

Até aqui, quais os impactos no negócio desta pandemia?
Até agora tivemos uma redução considerável da faturação, como seria de esperar de um espaço de cowork. Apesar de tudo, conseguimos canalizar novas formas de negócio, através dos escritórios virtuais por exemplo, e estamos confiantes numa retoma num futuro próximo, ainda que seja um regresso faseado.

Que medidas foram desenhadas a esse nível?
Para colmatar impactos mais severos, apostámos na comunicação regular junto dos atuais e potenciais clientes. Adicionalmente de modo a demonstrarmos a resiliência e a continuidade do negócio, apostámos em novas iniciativas e funcionalidades (Work Safe e escritórios virtuais) que pretendem espelhar a nossa visão de crescimento para um novo normal.

Que erros se aperceberam de ter cometido e o que aprenderam com eles?
O Avila Spaces é parceiro em Portugal da maior rede de Centros de Escritórios e espaços de Coworking a nível mundial, pelo que procura adotar as melhores boas práticas internacionais na nossa área de negócio. Felizmente, não temos tido cometido muitos erros nos últimos anos.

Que lições gostaria de partilhar?
Nestes tempos desafiantes, aprendemos algumas lições acerca do melhor e do pior nas empresas. Se por um lado, se verificou um grande espírito de solidariedade e entreajuda, também foi uma altura que fez sobressair o oportunismo de alguns.

E que conselhos deixa aos portugueses que lideram outras empresas ou organizações?
Sejam resilientes, procurem não despedir nem recorrer a layoffs. Em momentos de crise surgem sempre oportunidades. Foquem-se nelas.

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