As pequenas e médias empresas representam 99,9% das empresas em Portugal, segundo dados da PORDATA de 2024. Impulsionam o crescimento em todos os setores privados, geram dezenas de milhões de empregos e acrescentam valor ao PIB do país.
Com as ferramentas, os recursos e a liderança certos, as pequenas empresas podem, muitas vezes, evoluir a sua abordagem a processos empresariais críticos, como viagens e despesas (T&E), mais rapidamente do que as suas congéneres maiores e mais complexas. E isto significa que as PMEs podem demonstrar resiliência perante turbulências.
Por exemplo, de acordo com o INE, 15.133 empresas fecharam as portas em 2024, devido ao aumento das pressões nas cadeias de abastecimento e dos custos laborais e de energia.
Para continuar a ter sucesso perante os desafios económicos, os líderes precisam de uma visão antecipada e incisiva das tendências que afetam as viagens e despesas em 2026. Aqui está o que pode esperar este ano e como estabelecer as bases para o sucesso.
1. Automatize os principais processos de negócios com IA
A otimização das operações tem sido uma prioridade da agenda empresarial desde que a IA generativa chegou ao mainstream, em 2022. Hoje, as empresas mais pequenas que tiveram dificuldades para dar início aos investimentos em IA estão a atingir o momento da concretização do valor.
O relatório da Small Firms Association revela que nove em cada dez pequenas empresas utilizam ferramentas de IA para um ou mais processos empresariais. A pesquisa da SAP Concur CFO Insights revela que 72% das pequenas empresas testemunharam o impacto da IA na redução de custos, no crescimento das receitas (52%) e na colaboração na força de trabalho (57%), em 2025. Os colaboradores utilizam assistentes potenciados por IA, como o Joule com SAP Concur, para agendar viagens de trabalho e completar relatórios de despesas de forma integrada. Entretanto, os travel agents estão a utilizar a IA para reforçar o dever de cuidado, prever riscos e personalizar alertas de segurança para cada colaborador.
O poder da IA multiplica-se quando conectado a fontes de dados em toda a empresa. Ao integrar itinerários de colaboradores, relatórios de despesas, faturas e até recibos de vencimento, cria uma visão mais inteligente e fiável de todas as transações em viagem. As novas ferramentas fornecem informações imediatas sobre os gastos, o que é crucial para a gestão do fluxo de caixa nas pequenas empresas.
Também criam caminhos para um trabalho mais eficiente. Olhando para o futuro, o próprio conceito de “relatório de despesas” pode tornar-se obsoleto à medida que as empresas implementam agentes de IA autónomos capazes de auditar, conciliar e reembolsar colaboradores sem intervenção humana.
As funções da sua equipa irão passar de atividades de aprovação manual para tarefas de maior valor e complexas, como orientar a estratégia de negócios, trabalhar em colaboração nos desafios dos clientes e mitigar os riscos de segurança.
2. Investir estrategicamente em medidas de controlo de custos
O ambiente empresarial de custos elevados pode ser hostil para as empresas mais pequenas. Pequenas recessões sazonais, que antes eram consideradas normais, tornaram-se uma ameaça preocupante às operações.
É essencial manter as reservas de caixa sólidas, mas isso pode ser difícil para os líderes seniores que queiram investir em novas tecnologias. Para se encontrarem num meio-termo, as PME estão a concentrar os seus recursos num conjunto sólido de áreas de crescimento de alto impacto, incluindo investimentos direcionados em tecnologia de T&E.
As tecnologias inovadoras podem impulsionar melhorias mensuráveis na eficiência, visibilidade e custos para as PME. Medidas inteligentes pré-gasto, como cartões virtuais e controlos dinâmicos, podem ajudar a minimizar as despesas, garantir o cumprimento das políticas nas reservas de viagens e fornecer análises para identificar oportunidades de poupança de custos.
Ser mais inteligente e seletivo nos investimentos garantirá que as viagens de negócios continuem a gerar oportunidades, possibilitem o desenvolvimento profissional e proporcionem um retorno real do investimento às pequenas empresas.
No entanto, à medida que surgem novas e democratizadas ferramentas de IA, as empresas devem manter-se vigilantes quanto aos riscos para a segurança e a conformidade. Para além da eficiência, estas tecnologias podem introduzir novas formas de exploração. É fundamental criar e implementar sistemas de IA fiáveis para evitar despesas, fraudes, violações de segurança ou penalizações regulatórias no futuro.
3. Abrace a tecnologia e a mudança de mentalidade
As grandes empresas têm o privilégio de experimentar a IA e absorver quaisquer falhas dos testes e aprendizagens nos custos operacionais. Um dado amplamente divulgado afirma que até 95% dos projetos-piloto de IA fracassam nas fases iniciais e não produzem retornos para a organização.
Então, como se pode defender o progresso da IA sem os recursos ou precedentes? Para os líderes das PME em 2026, o desafio é implementar uma mentalidade de “avançar para o fracasso” entre a força de trabalho.
A inovação com a IA exige iteração rápida, experimentação e uma dose de risco calculado. Os líderes devem criar um ambiente onde os colaboradores possam testar diferentes casos de uso e aprender com os seus erros para determinar onde é que a IA pode oferecer mais valor, antes de grandes investimentos.
Sem as formas de trabalho estabelecidas, as cadeias de aprovação ou burocracia típicas das grandes organizações, as PMEs estão melhor posicionadas para ter sucesso com a IA. Mas, para que isso aconteça, os colaboradores precisam de uma cultura que os incentive a pensar criticamente, fazer as perguntas certas e aprender rapidamente com os seus erros.
Esta mudança irá revelar o potencial da IA para reinventar a tomada de decisões, o crescimento e a criação de valor nas PMEs. À medida que continua a explorar como a IA pode transformar a T&E, não será necessário escolher entre o cumprimento rigoroso das políticas e uma experiência positiva para o colaborador. Hoje, é possível ter ambos e estabelecer as bases para um 2026 de sucesso.
