«Num contexto económico marcado pela contenção de custos, muitas empresas procuram reduzir despesas através do adiamento de investimentos tecnológicos ou da adoção de soluções mais baratas. No entanto, quando se trata da gestão de viagens e despesas corporativas (T&E), a poupança imediata pode traduzir-se em perdas significativas a médio e longo prazo.
De acordo com dados divulgados pela SAP Concur, as empresas que operam com sistemas fragmentados de gestão de viagens e despesas perdem, em média, 21% das potenciais poupanças anuais. A falta de integração entre plataformas cria ineficiências operacionais, aumenta a carga administrativa e dificulta o controlo financeiro.
Aprovações duplicadas e perda de produtividade
Uma das principais consequências da utilização de ferramentas desconectadas é a dificuldade em automatizar processos de aprovação. Quando as reservas de viagem, os relatórios de despesas e os sistemas financeiros não comunicam entre si, os gestores são frequentemente obrigados a validar várias vezes a mesma informação.
Esta duplicação de tarefas torna os processos mais lentos e reduz o tempo disponível para atividades de maior valor estratégico. A gestão de exceções às políticas internas, como viagens em classe executiva ou alterações de última hora, torna-se igualmente mais complexa.
Relatórios de despesas continuam dependentes da introdução manual
A ausência de integração entre plataformas obriga muitos colaboradores a introduzir manualmente informações já existentes noutros sistemas. Dados de reservas, faturas e recibos precisam frequentemente de ser inseridos novamente nos relatórios de despesas.
Além de aumentar o tempo dedicado a tarefas administrativas, este processo eleva o risco de erros e inconsistências nos dados. As soluções integradas permitem automatizar grande parte destas operações, recorrendo inclusivamente a ferramentas de inteligência artificial para preencher campos e organizar informação.
Falhas no controlo das despesas
A monitorização da conformidade com as políticas internas também se torna mais difícil quando os sistemas funcionam de forma isolada. As equipas financeiras acabam por ter de comparar manualmente reservas, despesas e comprovativos para identificar possíveis irregularidades.
Mesmo quando uma ferramenta de reservas assinala uma despesa fora da política da empresa, essa informação nem sempre acompanha o processo até à fase de reembolso. Como resultado, aumentam os riscos de pagamentos indevidos e de falhas no controlo orçamental.
O potencial da inteligência artificial fica limitado
A crescente aposta das empresas em soluções de inteligência artificial depende, em grande medida, da qualidade e da centralização dos dados disponíveis. Quando a informação está dispersa por várias plataformas, a capacidade da IA para gerar análises, prever tendências ou identificar oportunidades de poupança fica significativamente reduzida.
Especialistas defendem que a integração dos dados é um requisito fundamental para que estas tecnologias possam produzir benefícios concretos, nomeadamente na previsão de custos, otimização de viagens e identificação de padrões de despesa.
Mais vulnerabilidades de segurança
A fragmentação tecnológica não afeta apenas a eficiência operacional. Cada plataforma adicional representa também um potencial ponto de entrada para ciberataques.
A transferência constante de dados entre sistemas distintos aumenta a exposição a falhas de segurança e torna mais difícil garantir o cumprimento de regulamentações cada vez mais exigentes, como o Regulamento Europeu para a Resiliência Operacional Digital (DORA).
Segundo especialistas em cibersegurança, a consolidação de sistemas reduz a superfície de ataque e simplifica a gestão de acessos, contribuindo para uma maior proteção da informação corporativa.
Investimento ou despesa?
Embora as soluções mais económicas possam parecer atrativas num primeiro momento, os custos ocultos associados à fragmentação tecnológica podem superar largamente a poupança inicial. Perda de produtividade, falhas de controlo, limitações na utilização de inteligência artificial e maiores riscos de segurança são alguns dos fatores que pesam na equação.
Para muitas organizações, a adoção de plataformas integradas de gestão de viagens e despesas está a deixar de ser vista como um investimento opcional para passar a ser considerada uma ferramenta essencial de eficiência e competitividade.
