Antes de uma empresa se perder no mercado, perde-se por dentro. Afoga-se em papéis, aprovações e rotinas que já ninguém lembra porque existem. Gastam demasiada energia a gerir procedimentos que poucos ou nenhuns questionam.
O antropólogo David Graeber chamava-lhes ‘tarefas de fantasia’: processos criados para dar a sensação de controlo, mas que consomem o tempo e a alma de quem os cumpre. O autor lembrava que a burocracia não cresce porque funciona, mas porque ninguém tem coragem de a travar. É esse o ponto de partida: simplificar não é eliminar. É devolver às pessoas o espaço que o excesso de gestão lhes tirou.
Hoje, quando olhamos para as equipas, percebemos o efeito acumulado dessa arquitetura pesada. A Gallup demonstrou que os colaboradores que têm autoridade real sobre como e quando trabalham apresentam 43% menos probabilidade de sofrer burnout. Isto está longe de ser retórica motivacional. A autonomia reduz a inflamação do quotidiano, aquela sensação de se estar sempre atrasado para tudo, mesmo quando não se parou um minuto. Ou seja, é fisiologia organizacional.
Mas simplificar através das pessoas exige um desvio de espírito e alma. Como escreveu Anne Lamott, «o perfeccionismo é a voz do opressor, e podemos escolher silenciá-la». Esta frase devia estar afixada nas portas de todas as salas de reunião: não é por fazermos mais relatórios, mais métricas, mais workflows que estamos a avançar. Muitas vezes, estamos apenas a mexer-nos para não perder o equilíbrio.
A simplificação verdadeira nasce dentro das equipas. Requer confiança suficiente para retirar camadas de validação. Exige ter líderes que escolhem perguntar «porquê» antes de perguntar «como». E é fundamental ganhar coragem para admitir que muitos sistemas internos existem para resolver problemas que já não existem.
De acordo com um artigo da Harvard Business Review publicado em 2017, chamado Stop the Meeting Madness, muitas reuniões no ambiente corporativo são improdutivas e consomem tempo valioso que poderia ser dedicado a tarefas mais estratégicas e de impacto real. As autoras argumentam que reduzir estas interações desnecessárias permite libertar horas de trabalho que as equipas podem reinvestir em projetos significativos.
O desafio, no fundo, é este: transformar autonomia em método, fazê-la viver na prática diária, onde cada decisão é um gesto de confiança e cada gesto de confiança abre espaço para trabalho real. É criar estruturas onde a liberdade não seja vista como risco, mas como ferramenta.
E perceber que, quando simplificamos processos, não simplificamos pessoas – amplificamo-las. Porque cada camada de burocracia removida devolve-lhes algo mais raro do que tempo. Devolve-lhes significado.
No fim, simplificar não é um exercício de estilo; é um ato de coragem organizacional. Obriga a cortar o que sobra, a confiar mais cedo, a decidir mais depressa e a aceitar que uma máquina mais leve anda sempre melhor do que uma máquina perfeita. Empresas que escolhem a simplicidade ficam mais vivas e menos frágeis. E é isso que hoje separa quem anda em modo sobrevivência de quem realmente avança.
Este artigo foi publicado na edição nº 32 da revista Líder, cujo tema é ‘Simplificar’. Subscreva a Revista Líder aqui.
