Alterar políticas de viagens corporativas pode parecer uma decisão meramente operacional, mas o impacto nas equipas vai muito além da logística. Entre controlo de custos, autonomia e experiência do colaborador, as empresas enfrentam um desafio crescente: como implementar novas regras sem comprometer a motivação, a confiança e a cultura organizacional.
As viagens de negócios continuam a ser uma parte essencial da rotina de muitas empresas, mas também um dos temas mais sensíveis na gestão interna. Mudanças nas políticas de viagens e despesas corporativas podem gerar resistência entre colaboradores, sobretudo quando limitam escolhas relacionadas com companhias aéreas, classes de voo ou autonomia durante as deslocações profissionais.
Com o ambiente de maior controlo de custos e transformação das políticas de mobilidade empresarial, os travel managers enfrentam o desafio de implementar medidas potencialmente impopulares sem criar conflitos ou afetar a experiência dos colaboradores.
O que está a impulsionar a mudança de políticas no ambiente atual de viagens e despesas?
Os cortes nos orçamentos de viagens são um dos principais fatores que levam à atualização das políticas. De acordo com um inquérito recente da SAP Concur, 41% dos travel managers referem que as restrições orçamentais conduzem frequentemente a ajustes significativos ao nível das políticas, tais como a alteração dos tipos de viagens permitidas.
As políticas de conformidade e ambientais também podem determinar a forma como os colaboradores se deslocam. Algumas empresas adotaram uma política de prioridade para viagens nacionais abaixo de uma determinada distância. Outros proibiram totalmente as viagens de curta distância.
Atualizações de políticas como estas inevitavelmente ajudam as empresas a atingir as metas de redução de emissões de carbono e a minimizar os custos. No entanto, muitas vezes também prejudicam a facilidade de viajar, ou acabam por a impedir completamente. Isto pode criar um fosso entre a visão de liderança e a experiência do colaborador.
Passos para superar a resistência às políticas
A forma como as empresas abordam as mudanças políticas difíceis dependerá do tipo de empresa. As grandes empresas tendem a incorporar mais flexibilidade nas suas políticas, desde que os colaboradores cumpram as restrições orçamentais. As pequenas empresas normalmente operam com margens mais apertadas. Por isso, pode haver a necessidade de reduzir a autonomia para poupar dinheiro.
Independentemente da dimensão de uma organização, as mudanças políticas são necessárias, mesmo que isso não seja fácil. Os travel managers têm de suportar o peso de decisões difíceis que nem todos no setor receberão bem.
Estas são as melhores práticas para comunicar aos colaboradores alterações impopulares nas políticas de despesas e viagens para minimizar o atrito.
1. Garantir o apoio da direção
Uma comunicação bem-sucedida das atualizações das políticas começa muito antes dos emails serem enviados a todos os colaboradores. A base de uma gestão eficaz da mudança é o apoio da direção.
É necessário informar os líderes de toda a empresa sobre o porquê e como a mudança irá acontecer, envolvendo-os desde o início para garantir o seu apoio. Os líderes financeiros, por exemplo, são essenciais para avaliar e demonstrar o valor das atualizações das políticas através da perspetiva do orçamento e da conformidade. Os responsáveis de TI fornecem insights sobre quais os sistemas que melhor se integrarão e irão garantir uma transição suave para a aplicação de novas políticas. E os profissionais de RH podem atuar como defensores dos colaboradores, para que as atualizações das políticas apoiem os interesses dos talentos e o dever de proteção.
2. Encontrar o equilíbrio ideal
Quando é necessário implementar uma mudança de política impopular, como a imposição de voos em classe económica em vez da classe executiva, pode ser útil procurar incentivos “não monetários” para compensar o impacto. Por exemplo, seria possível negociar com os fornecedores benefícios durante as viagens, como embarque prioritário ou acesso a salas de lounge?
Tenha cuidado com os incentivos financeiros, especialmente ao implementar um programa global de viagens. Isto pode expor a empresa a implicações fiscais adicionais. Por exemplo, oferecer benefícios como vouchers para colaboradores que optem por opções de viagem mais económicas pode ser considerado um benefício em espécie sujeito a tributação.
Em vez disso, concentre-se em serviços adicionais que melhorem a experiência do viajante sem desencadear implicações fiscais, tais como acordos de embarque antecipado ou controlo de segurança rápido. Estas vantagens podem aumentar o conforto dos colaboradores sem criar desafios de conformidade.
3. Comunique de forma clara e direcionada
Para comunicar eficazmente aos colaboradores uma alteração impopular na política de despesas e viagens, é necessário explicar os motivos por trás dessa mudança. A transparência é essencial. Se os colaboradores não compreenderem por que razão está a ser preparada uma alteração indesejada, é mais provável que rejeitem, ou continuem com o comportamento que está a proibir.
Deve também adaptar a sua abordagem para o público. Os executivos seniores normalmente precisam de ser incluídos no processo de tomada de decisão numa fase inicial, enquanto os viajantes frequentes necessitam de perguntas frequentes detalhadas para compreenderem como os seus processos diários de viagens e despesas irão mudar.
A pontualidade também conta. As alterações às políticas podem falhar se forem comunicadas apenas uma vez. Reitere as informações sobre quando e onde as pessoas estão a efetuar as reservas, como na plataforma de viagens. Isto permite evitar surpresas desagradáveis para viajantes ou para os responsáveis pela aprovação.
4. Seja flexível para o futuro
As políticas de viagem demoram a ser implementadas. Para evitar que as alterações fiquem desatualizadas, compensa criar políticas modulares.
Por último, o feedback é fundamental para o processo de iteração. Terá de avaliar as atualizações das políticas quando são recebidas, com o objetivo de estabelecer um diálogo construtivo em torno da mudança. Considere distribuir inquéritos rápidos para monitorizar a satisfação dos viajantes ou criar grupos de trabalho para ouvir as perspetivas dos colaboradores.
Em última análise, as políticas mais eficazes são aquelas que as pessoas compreendem. Quando se é transparente quanto ao “porquê” e se integram políticas de fácil compreensão nos sistemas de despesas e viagens, o cumprimento das regras passa a ser apenas uma parte do processo, e não um motivo de descontentamento por parte dos colaboradores.
