Com a escassez de talentos qualificados e as necessidades comerciais a mudar rapidamente, os responsáveis pela gestão de pessoas e Recursos Humanos estão sob pressão para fazer mais do que apenas preencher funções.
O planeamento da força de trabalho nunca foi tão crítico, no entanto, muitas equipas de RH ainda estão a agir com base em suposições, confiando no instinto em vez da percepção. Como resultado, os melhores talentos escapam e as funções-chave são preenchidas tardiamente ou com as pessoas erradas. A abordagem certa é aplicar o insight humano para interpretar os dados.
De acordo com a análise CHRO Survey da Korn Ferry, relativo a 2025, apenas 18% dos líderes afirmam utilizar consistentemente análises de dados para orientar as decisões relacionadas com pessoas. Sem os dados certos, é quase impossível ver onde estão a surgir lacunas ou onde investir a seguir.
Cinco passos essenciais para o planeamento da força de trabalho baseado em dados
Segundo a Korn Ferry, o uso de dados no planeamento da força de trabalho vai muito além do acompanhamento do número de colaboradores ou da rotatividade.
Saiba como fazê-lo seguindo estes cinco passos.
Passo 1: Avaliar a sua força de trabalho atual
Antes de planear o futuro é necessário ter uma visão clara da sua situação atual.
Comece por perguntar: Que funções e competências temos? Onde é que a rotatividade é mais elevada e porquê? Com que facilidade podemos transferir pessoas internamente? Que funções seriam mais difíceis de substituir?
Para responder recorra aos dados essenciais sobre a sua força de trabalho. Relatórios do número de colaboradores, organogramas e repartições de custos ajudam a mapear como as equipas estão estruturadas e quanto custam à empresa.
Esta fase é dedicada à análise descritiva, utilizando o que já sabe para criar uma imagem clara e baseada em factos. As avaliações de talentos e competências podem revelar pontos fortes ou lacunas. As tendências de permanência e rotatividade revelam a estabilidade e o risco. Estas informações dão um ponto de partida e ajudam a concentrar os seus investimentos e a definir uma base de referência para avaliar o desempenho do seu plano ao longo do tempo.
Passo 2: Prever a procura futura
Depois de compreender a força de trabalho atual, o próximo passo é olhar para o futuro: o que a organização precisa para ter sucesso, tanto agora como no futuro?
Em que área do negócio ocorre crescimento ou mudança? Que novas capacidades serão mais importantes para o sucesso futuro? Que forças externas poderiam remodelar as nossas necessidades de talento?
É preciso mais do que instinto para responder a estas perguntas. Planos de crescimento, roadmaps de automação e tendências do mercado de trabalho ajudam a antecipar onde a procura irá aumentar. Dados internos, como padrões históricos de contratação e rotatividade esperada, mostram com que rapidez pode responder e onde podem surgir pontos de pressão.
A análise preditiva e a IA tornam o quadro mais nítido. As plataformas de modelação da força de trabalho e de inteligência de talento ajudam a antecipar as necessidades e a identificar competências que podem estar em falta. Já as informações prescritivas recomendam ações direcionadas com base no que os dados revelam, como contratar mais cedo para evitar atrasos ou requalificar equipas para atender às novas demandas.
Passo 3: Avaliar a preparação da força de trabalho
Depois de prever as necessidades da empresa, o próximo passo é avaliar se a força de trabalho está pronta para atender a essa procura.
É aqui que os dados se tornam uma ferramenta de tomada de decisão uma vez que ajudam a identificar riscos antecipadamente e a compreender como o seu plano se irá comportar quando as coisas mudarem.
Preveja onde podem surgir desafios
A análise preditiva destaca riscos potenciais. Essas ferramentas analisam padrões de rotatividade, lacunas de competências e problemas de desempenho para sinalizar áreas que podem prejudicar o seu plano, para que possa intervir antecipadamente.
Os dados mostram onde e quando as saídas são prováveis, ajudando-o a antecipar lacunas de talento e a criar planos de continuidade, no caso das reformas. Se cargos-chave não têm sucessores ou demoram muito para serem preenchidos, os dados identificam essas vulnerabilidades, para que possa fortalecer o seu pipeline e reduzir o risco.
Revele talentos inexplorados
Veja do que as pessoas são realmente capazes e para onde podem ir a seguir. A inferência de competências revela pontos fortes ocultos, ao comparar as capacidades reais dos funcionários com os requisitos da função e os padrões de referência do mercado, pode identificar talentos negligenciados e direcionar a requalificação para onde é mais importante.
As plataformas de talento alimentadas por IA revelam o potencial interno, uma vez que combinam pessoas com funções em toda a empresa, ajudando a redistribuir talento de forma a atender às necessidades em evolução.
Teste a solidez do seu plano
Certifique-se de que a sua estratégia é flexível para quando as coisas mudarem. Os modelos de cenários mostram onde os planos podem falhar, desse forma deve simular eventos como um pico na rotatividade ou uma lacuna na liderança para ver como o seu plano reage sob pressão e faça ajustes antes que os problemas surjam.
Passo 4: Crie planos de ação direcionados
Agora que identificou as lacunas e os riscos, é hora de agir. A estrutura «comprar, construir, emprestar, automatizar» (buy, build, borrow, bot) ajuda a decidir se deve contratar, desenvolver competências da sua equipa, trazer especialistas temporários ou automatizar tarefas repetitivas.
A maioria dos planos irá precisar de uma combinação dos quatro e os dados podem orientar cada abordagem.
Comprar quando houver talentos externos disponíveis e com boa relação custo-benefício. Análises do mercado de trabalho, como disponibilidade de competências e referências de remuneração, mostram onde a contratação externa terá maior impacto.
Construir as competências que impulsionam a sua estratégia. Os dados de aprendizagem e desenvolvimento destacam onde o aperfeiçoamento ou a requalificação agregam mais valor. Avaliações de competências e insights sobre planos de carreira ajudam a direcionar esses investimentos de forma mais eficaz.
Emprestar talento para se manter flexível. Os dados de mobilidade interna, os insights de sucessão e as ferramentas de correspondência de talento baseadas em IA identificam trabalhadores temporários ou parceiros estratégicos que podem preencher rapidamente as lacunas de competências.
Automatizar as tarefas que atrasam as equipas. Estudos de automação e ferramentas de planeamento da força de trabalho ajudam-no a identificar trabalhos repetitivos que podem ser simplificados.
Passo 5: Monitorizar, avaliar e rever
O planeamento estratégico e da força de trabalho não é uma tarefa pontual. É um ciclo contínuo de aprendizagem e adaptação.
Crie painéis em tempo real e ciclos de feedback para acompanhar o seu progresso e detetar potenciais problemas antes que se transformem em problemas maiores.
Fique atento a dados importantes, como:
- o desempenho do seu ‘funil de contratação’ (velocidade, qualidade e custo);
- competências adquiridas em comparação com os seus objetivos de desenvolvimento;
- taxas de rotatividade divididas por função, nível, região e dados demográficos;
- envolvimento e retenção dos colaboradores;
- progresso em diversidade, equidade, inclusão e composição da força de trabalho.
