As pequenas e médias empresas gastam um tempo considerável na gestão manual dos seus processos de despesas. As equipas financeiras perdem horas atrás de fluxos de trabalho dispersos, consumindo tempo valioso e aumentando o risco de ocorrência de erros dispendiosos e violações da privacidade dos dados. As empresas contam com as equipas de TI para […]
As pequenas e médias empresas gastam um tempo considerável na gestão manual dos seus processos de despesas. As equipas financeiras perdem horas atrás de fluxos de trabalho dispersos, consumindo tempo valioso e aumentando o risco de ocorrência de erros dispendiosos e violações da privacidade dos dados.
As empresas contam com as equipas de TI para obterem ajuda neste tipo de processos, o que, por seu turno, sobrecarrega as rotinas diárias dos departamentos de tecnologias de informação, na tentativa de se encontrar soluções que corrijam estas ineficiências. Para muitas empresas em crescimento, os investimentos significativos em tempo, orçamento e infraestrutura são simplesmente inacessíveis.
A automação não precisa de ser avassaladora, mesmo para empresas com equipas reduzidas. A SAP deixa cinco conselhos para as equipas de TI das PMEs, de modo a ajudá-las a melhorar a automação dos processos de forma fácil e intuitiva.
1. Alinhar os objetivos
A maior falha em termos de automação não é técnica, mas sim estratégica: resulta do desalinhamento entre os stakeholders sobre o âmbito e os requisitos. Os líderes de TI devem definir metas desde o início — produtividade, visibilidade, conformidade, ou todas ao mesmo tempo. Papéis e responsabilidades claros são cruciais para garantir que todos remam na mesma direção.
2. Encontrar a solução certa
PMEs com equipas reduzidas ou pouca experiência técnica beneficiam de soluções com assistentes de configuração. As opções vão desde modelos autoguiados, baseados em perguntas e respostas, até modelos com suporte técnico, para ajudar em configurações mais complexas, como integrações com ERP, RH ou CRM. A chave está em escolher uma solução compatível com os seus recursos e objetivos.
3. Colocar as questões essenciais
Antes de escolher uma solução, é necessário fazer as perguntas certas:
O que precisa de ser registado? – Que dados de despesas devem estar na ferramenta?
O que precisa de ser conectado? – Que sistemas externos (ERP, folhas de pagamento, cartões, etc.) precisam de integração?
O que é preciso reportar? – Que indicadores devem estar disponíveis para análise?
Que controlos são necessários? – Que garantias de conformidade a ferramenta deve assegurar?
Estas questões ajudam a evitar surpresas e alinhar expectativas desde o início.
4. Colaborar durante os testes e validação
Testar não é apenas validar a tecnologia — é assegurar que o sistema serve as necessidades reais do negócio. Ao envolver os stakeholders financeiros durante os testes, reduz-se a resistência à mudança e reforça-se a confiança entre as equipas.
5. Usar um suporte integrado para melhorar a adoção
Pequenas equipas de TI nem sempre têm tempo para liderar planos de gestão de mudança. A solução passa por adotar ferramentas com suporte integrado, que ofereçam checklists, tutoriais, e-mails automáticos e formação incorporada. Quanto mais fácil for a adoção, mais rápido se alcança o ROI.
Com os processos e ferramentas certos, os líderes de TI podem focar-se no que realmente importa: gerir a infraestrutura, garantir a segurança dos dados e manter os sistemas de negócio operacionais — ao invés de apagar fogos causados por ineficiências evitáveis.
