A gestão de tempo e assiduidade (GTA) dos colaboradores é uma responsabilidade crítica, com impacto direto na eficiência, na produtividade e no bem-estar organizacional. Embora mais visível durante os meses de verão, altura em que se concentra o maior número de pedidos de férias, os processos inerentes à GTA estendem-se ao longo de todo o […]
A gestão de tempo e assiduidade (GTA) dos colaboradores é uma responsabilidade crítica, com impacto direto na eficiência, na produtividade e no bem-estar organizacional. Embora mais visível durante os meses de verão, altura em que se concentra o maior número de pedidos de férias, os processos inerentes à GTA estendem-se ao longo de todo o ano – exigindo um equilíbrio constante entre flexibilidade, legalidade e interesses dos colaboradores versus necessidades organizacionais – implicando o investimento de uma parte considerável de recursos.
Num contexto empresarial em permanente evolução, onde modelos de trabalho híbridos, turnos rotativos e horários não convencionais se tornam parte da realidade, é cada vez mais imprescindível garantir uma gestão de tempo ágil, eficiente e precisa. Ora, tal só é possível com apoio de tecnologia. Segundo o IDC HR Maturity Index, estudo realizado para a Cegid em 2025, 42% dos profissionais de recursos humanos identifica como prioridade a melhoria da experiência do colaborador – e a gestão de tempo tem um papel central nesse objetivo.
Segundo o INE, entre 2021 e 2023, 42% dos trabalhadores portugueses já exerce funções aos fins de semana ou por turnos, o que exige uma gestão eficiente de escalas e horários para milhões de profissionais, em setores como a indústria, os serviços, o turismo ou a tecnologia. A esta complexidade acresce a necessidade de garantir o correto escalonamento dos perfis necessários para a devida operação das empresas, assim como imprevistos de saúde, pedidos de ausência, baixas médicas e férias – muitas delas concentradas nos mesmos períodos do ano.
Outro estudo, da Gallup, mostra como a experiência do colaborador contribui para a redução de 59% da propensão à procura de novas oportunidades. A transparência e a colaboração por meios digitais (permanentemente disponível), são fatores determinantes para a melhoria da experiência do colaborador e do Employer Branding, resultando em maiores taxas de retenção e atratividade de talento.
Apesar deste contexto, a realidade mostra-nos que 48% dos departamentos de RH ainda realiza a maior parte dos seus processos – incluindo a gestão de assiduidade – de forma manual ou através de informatizações não especializadas, como folhas de cálculo. Estas abordagens, para além de ineficientes, comportam riscos elevados do ponto de vista legal e económico, resultam invariavelmente em problemas de produtividade e são normalmente alheias à sustentabilidade ambiental. A resposta a estes constrangimentos está na adoção de soluções digitais especializadas, robustas, integradas e sustentadas em tecnologias como a Inteligência Artificial (IA).
Eficiência operacional e conformidade legal
A digitalização dos processos de gestão de tempo permite cumprir com rigor a legislação laboral – nomeadamente o registo obrigatório do tempo de trabalho – e, simultaneamente aumentar a eficiência interna. Mecanismos como a gestão automatizada de horários, registo de presenças e ausências, controlo de férias, acesso móvel e integração com outros sistemas de RH são hoje indispensáveis para a operação moderna e eficaz.
Com o apoio da IA, é possível otimizar a distribuição de recursos, prever necessidades de replaneamento e automatizar tarefas administrativas como a atribuição de turnos, cálculo de saldos de férias ou adaptação de horários. As soluções de gestão de tempo permitem não apenas poupar tempo a todos aqueles que tratam destes processos, como aos próprios colaboradores e respetivas hierarquias. Basta uma app para que rapidamente os colaboradores efetuam os seus pedidos online e estes são enviados de imediato para aprovação e posterior integração automática na solução de processamento salarial. Estes fluxos automáticos melhoraram também a fiabilidade da informação e apoiam uma tomada de decisão mais informada.
Por outro lado, os portais do colaborador desempenham um papel crucial na retenção de talentos, atuando como ferramentas estratégicas para melhorar a comunicação, a satisfação e o comprometimento afetivo dos funcionários. Ao oferecer acesso fácil a informações relevantes, promover a transparência e facilitar a interação, estes portais contribuem para um ambiente de trabalho mais positivo e envolvente, reduzindo a rotatividade e promovendo a atratividade.
Numa época em que tanto se fala de organizações people first, de experiência de colaborador e de necessidade crescente de agilidade nos processos de gestão, é absolutamente primordial que os gestores se concentrem na vertente estratégica e deleguem estes processos administrativos na tecnologia.
O tempo é um dos bens mais preciosos de que dispomos. Saber geri-lo com eficiência é um dos pilares primordiais da tão desejada e necessária produtividade nas organizações.
